Unapređenje međuljudskih odnosa kod zaposlenih

Tema komunikacije je uvek aktuelna i ne može se dovoljno govoriti o njoj. Bezbroj edukacija i treninga možete naći na temu pobošljanja komunikacije, jer od nje kreće ostvarenja cilja jednog biznisa.

U ovom blogu bih posvetila više pažnje uslovima dobre komunikacije u organizaciji i koji su to momenti kada komunikacija zakaže, odnosno koji su to alati koje lako možemo da implementiramo u naš sistem.

Zabluda o komunikaciji

Komunikacija je sredstvo koje koristimo u procesu prijema i predaje informacija. Najveća zabluda koja se vezuje za komunikativne osobe je ta da veliki procenat ljudi smatra da je osoba koja puno priča (čitaj: brbljiva) dobra u komunikaciji. U puno priče reči postaju prepreka i stvara se uzrok mnogobrojnih konflikata.

Pre nego što zaključimo da li je neko dobar u komunikaciji, proverimo sadržaj njegovog govora.

Sadržaj komunikacije treba da ima:

1. svoj cilj i svoju svrhu: šta želim da postignem onim što želim da kažem i šta je svrha svega toga; šta će dobiti sagovornik, a šta ću dobiti ja; da li postoji ravnomerna razmena između nas po pitanju korisnog sadržaja.
2. elemente komunikacije: da li u mojoj poruci imam odgovore na pitanja na koga se to odnosi; šta tačno treba da se uradi ili o čemu je tačno reč; kako da se nešto uradi, s kim ili gde; znači - što detaljnije i jasnije, jer pretpostavke su zli hobiti koji će da se uvuku u naše misli i kreiraju scenario sa delimičnim informacijama.
3. ako je potrebno, treba dati rok za povratnu informaciju, a tek nakon toga doneti određeni zaključak.

Šta je uzrok loše komunikacije u timu i kada rešiti taj problem?

1. Poznata je situacija - ne znate „šta je pisac hteo da kaže“ – taj momenat se javlja kada govornik nema cilj i svrhu svog govora i kada se vrti u krug, kreće da objašnjava od Adama i Eve i nikako da kaže suštinu, već skače sa teme na temu i na kraju nemate poruku, jer iako je mnogo govorio, nije rekao ništa. Sigurna sam da ste već sreli takvu osobu i da ste je izbegavali u širokom luku.

2. Da bismo mogli obavaljati svoje radne zadatke, potrebne su nam validne informacije. Dešava se, da u toku nekog poslovnog procesa, sukcesivno dobijamo delimične informacije koje svaki put menjaju suštinu tog radnog zadatka. Ako nemamo relevantne informacije, stvara se loša atmosfera zbog nesuglasica i nesporazuma.

3. Dijagnoza bolesti u procesu komunikacije zove se generalizacija. Zbog rutine i brzine, nekada generalizujemo neke instrukcije, a generalizacija ili uopštavanje će dati osnovu za različito tumačenje.

Emisija Poslovni intermeco 263: "Posledice loše komunikacije u kolektivu"

4. Moj lični favorit po pitanju loše komunikacije je situacija kada nema povratne informacije. Svaka instrukcija, izdavanje radnog naloga, upita bez povratne informacije, ostavlja otvorenim krug komunikacije i na taj način postaje leglo izvora nesigurnosti, a kroz duži period i izvor frustracije i besa.

Tipični primeri su kada pošaljete upit nekome i nikada ne dobijate odgovor ili izdate nalog da se uradi neki zadatak, a ne dobijete odgovor da li je to urađeno ili šta se dešava sa tim. Prisetite se samo trenutka kada vas je neko od naručioca pitao da li je urađen zadatak koji ste dobili pre 3 meseca, a vi nemate odgovor, jer vaš kolega nikada nije dao odgovor šta je uradio sa tim. Možda je već odavno završeno, ili se negde stalo, ali nemate o tome informacije.

5. Još jedna opasnost koja vreba svoje žrtve u kolektivu je pretpostavka „valjda to svako zna“ ili druga verzija „podrazumeva se“.

Nedovršene i polovične informacije stvaraju nesigurnost, a ljudi se bore protiv te nesigurnosti kroz tračarenja, teorije zavere i širenje pogrešnih informacija. Nekada smo sami krivi za ove pojave.

Imamo odgovornost da naša komunikacija bude vrlo jasna i precizna i da ostavi što manje prostora za nesporazume.

Komunikacijski propusti od strane menadžmenta

1. Kada menadžmet ne komunicira (dovoljno) sa zaposlenima. Transparentnost je najbolja preventiva da komunikacija bude na odgovarajućem nivou i da se spreči da loša komunikacija utiče na radni učinak. Poželjno je izbegavati ad-hoc odluke, naročito u kriznim situacijama.
2. Nepoštovanje hijerarhije informacija što rezultira da se informacije „negde usput izgube“ i nikada ne stignu do odgovarajuće osobe.
3. Kada se pretpostavlja da se misli mogu čitati – vremenom se naviknemo na međusobnu komunikaciju i razumećemo se čak i pogledom, ipak to ne sme da bude praksa.

Posledice ovih propusta se vide, čuju i osete po nezadovoljstvu, po manjim/većim konfliktima, po izolaciji pojedinih ljudi, po ravnodušnosti prema zadacima – a sve to ima uticaj na stabilnost organizacije.

Masterminda za preduzetnike sadrži u sebi i rad u grupi. Na tim grupnim online susretima obrađujemo teme koje se tiču rukovođenja timom, kao što je upravljanje konfliktima, unapređenje komunikacije sa zaposlenima, delegiranje zadataka i odgovornosti ili pak, kako da se motivišu zaposleni.

Koji alati i metode mogu da nam pomognu da naša komunikacija pozitivno utiče na produktivnost?

1. Jasna i precizna komunikacija, uzmimajući u obzir sve njene elemente. Lično preferiram da ta komunikacija bude i usmena i pismena u vezi iste teme, da bi poruka bila što bolje i efektivnije prihvaćena.
2. Redovni izveštaji o radu i rezultatu. Možemo sebi da olakšamo proces izveštavanja, ako pripremimo šablon koji treba da se popunjava i na taj način ćemo dobiti jednoznačne informacije koje su nam potrebne za donošenje odlika i za praćenje rada.
3. Poštovanjem rokova, a ukoliko je potrebno i podsećanje na rokove. U našem je interesu da se rokovi ispoštuju, zato inicijativa i kontrola treba da ide od nas.
4. Traženje povratne informacije – radi sopstvene efikasnosti, potrebno je da tražimo povratnu informaciju, ukoliko je nismo dobili. Zadatak je završen tek kada imamo informaciju o tome. U ovu kategoriju spada i sledeća situacija: potvrda o prijemu važnih poruka koje stižu putem e-maila.
5. Timski i individualni sastanci. Sastanci služe za razmenu mišljenja, za praćenje rada, za predlog ideja i unapređenja poslovanja. Da bi se ljudi osećali kao deo Vašeg preduzeća potrebno im je omogućiti mesto i vreme kada će izneti svoje predloge. Za vođenje kvalitetnog sastanka važno je uraditi još nešto: uvedite pravila komunikacije koja će pomoći u sprečavanju nesporazuma, npr. možete se dogovoriti da se u komunikaciji koristi jasan i direktan jezik ili da ne upadate jedni drugima u reč i sl.
6. Veština postavljanja pravih pitanja u pravom trenutku čini razliku između dobrog vođe i onoga koji živi od pretpostavki i donosi odluke samo na osnovu svoje intuicije. Znači, bolje je više pitati nego doneti zaključke po osećaju.

Za nas, preduzetnike ili za one koji su odgovorni za produktivnost tima, investicija vremena i novca u dobru komunikaciju ima brojne prednosti, kao što su: poboljšana produktivnost, povećanje nivoa motivacije i kvaliteta rada, efektivnije rešavanje problema, a na kraju i zadovoljstvo zaposlenih i nas samih. Unpređenje komunikacije rešava sistemski problem našeg preduzeća, a time stvaramo dobru bazu za prosperitet i za prelazak na sledeći nivo poslovanja.